Tips Mengelola Data Komputer Yang Baik Dan Benar

Melakukan berbagai pekerjaan dengan komputer tentu membutuhkan pengelolaan file atau data yang baik dan benar. Hal ini tentu saja agar file bisa tetap tersimpan dan diakses ketika sedang dibutuhkan. Ada beberapa hal yang seringkali dilupakan oleh sebagai orang dalam mengelola data yang baik dan benar.

 

Tips Mengelola Data Agar Tetap Aman

Agar data atau file yang sebelumnya bisa tetap dibuka dan tidak hilang, berikut ini ada 6 tips yang harus dilakukan. Beberapa tips tersebut diantaranya :

1.   Harus Paham Terlebih Dahulu OS Yang Digunakan

Sebelum mengelola data ada baiknya anda mengetahui Operating System apa yang digunakan, apakah Linux OS atau Windows OS. Hal ini sangat penting karena anda dapat mengetahui fitur yang ditawarkan oleh OS tersebut. Setiap OS pasti memiliki kelebihan dalam melakukan manajemen file atau pengelolaan file seperti contoh Windows 7.

Pada Windows 7 sudah dilengkapi dengan fitur pencarian yang sudah tergolong canggih. Anda hanya perlu melihat dan mencari file pada kotak pencarian yang terletak di pojok kanan atas ketika menggunakan Windows Explorer.

2.   Gunakan Ekstensi File Yang Tepat

Tips selanjutnya untuk mengelola data di komputer adalah menggunakna ekstensi file yang tepat dan sesuai. Dalam hal ini harus disesuaikan dengan OS yang digunakan agar bisa dibuka dan diakses ketika dibutuhkan.

Sebaiknya jangan gunakan file dalam bentuk odt karena file tersebut hanya bisa dibuka di Open Office saja. Anda bisa gunakna file doc yang lebih fklesibel karena bisa dibuka baik itu di Microsoft Office maupun Open Office.

Anda juga bisa membuat konsep penataan agar apa yang anda kerjakan tidak keluar dari jalur yang seharusnya. Tentu saja hal ini akan sangat berguna untuk mengorganisasikan file yang tergolong cukup besar.

3.   Beri Nama Folder Dan File

Biasanya data akan dikelompokkan berdasarkan kategori yang sama. Anda bisa melakukannya untuk mempermudah anda ketika akan mengaksesnya. Usahakan beri nama folder yang tepat dan pendek saja agar lebih mudah diingat.

Masukkan semua file dalam kategori yang sama agar tidak terpisah-pisah. Jadi ketika anda membuka folder tersebut, anda sudah tinggal memilih saja file mana yang akan digunakan dari nama file yang sudah diberikan.

4.   Lakukan Penggolongan File Dalam Folder

Penggolongan file ini cukup penting karena ketika menemukan banyak file dalam satu folder dengna ekstensi yang berbeda akan sangat menyulitkan. Tips mengelola data ini bisa anda praktekkan agar anda tidak merasa kesulitan ketika akan membaca atau mengakses file tersebut.

5.   Gunakan Icon Foder Yang Unik Dan Mudah Diingat

Anda pasti mengetahui bahwa standar folder berwarna kuning, namun anda bisa mengganti dengan icon folder yang unik. Seperti contoh untuk folder berisi foto kegiatan kantor anda, bisa menggunakan ison folder berupa portrait foto atau pigura.

Apabila folder berisi dokumen maka anda bisa menggunakan icon berkas pada folder tersebut.

6.   Lakukan Backup File

Salah satu hal yang penting untuk dilakukan dalam mengelola data adalah membackup data secara berkala. Hal ini untuk meminimalisir resiko kehilangan file ketika gagal melakukan pemindahan file atau komputer yang tiba-tiba mengalami gangguan.

Usahakan menyimpan file dalam ukuran yang kecil agar ketika melakukan backup juga tidak akan terlalu memakan banyak space. Dengan begitu penyimpanan pada komputer tidak akan cepat habis.

Nah itulah 6 tips mengelola data di komputer yang baik dan benar agar memudahkan kita dalam mencarinya. Dengan pengelolaan yang sesuai maka dapat menghindarkan anda dari resiko buruk yang mungkin menimpa file yang ada dalam komputer anda.